Como dar entrada no estoque

Registre a chegada de insumos do fornecedor — à mão, em Movimentações, ou importando a nota fiscal (DANFE), que dá entrada e cria a conta a pagar de uma vez.

Chegou mercadoria do fornecedor? Você tem dois caminhos para colocar no estoque: registrar a entrada à mão, em Movimentações, ou importar a nota fiscal em Entrada de Notas — que dá entrada no estoque e cria a conta a pagar de uma vez. Este artigo mostra os dois.

Antes de começar

Os insumos precisam estar cadastrados no estoque. Veja Como cadastrar produtos.
Para a entrada por nota fiscal, a recepção automática de NF-e precisa estar ativa — é ela que faz as notas dos fornecedores aparecerem sozinhas em Entrada de Notas. E o plano de contas precisa existir, para classificar a compra.

Entrada manual, em Movimentações

Use este caminho quando não há nota fiscal para importar — uma compra avulsa, uma doação, um acerto.

Abra Estoque no menu superior e clique em Movimentações no menu lateral. Você vê o histórico de tudo que entrou e saiu, cada movimento com quantidade, data, valor e motivo.

O histórico de Movimentações de Estoque, com o botão Nova Movimentação

Clique em Nova Movimentação. Abre o diálogo Nova Movimentação de Estoque.
Escolha o Tipo de Movimentação: Entrada.
Escolha o Produto. A lista traz o catálogo inteiro. Depois de escolher, o campo Unidade passa a oferecer a unidade base do produto.
Preencha a Quantidade.
Preencha o Custo Unitário (ou o Custo Total).

O Custo Unitário é opcional — e é aí que mora a armadilha. Sem ele, a entrada sobe a quantidade, mas entra no histórico sem Valor Total: o valor do seu estoque não muda, e nada avisa. Preencha sempre o custo do insumo.

Confira o Local de Estoque (vem Estoque Padrão). Se quiser, preencha também Validade, Lote, Fornecedor e Número do Documento — ajudam a rastrear a compra depois.
Escreva o Motivo. Ele é obrigatório e é o texto que aparece no histórico — escreva algo que explique a entrada para quem ler daqui a um mês.

O diálogo Nova Movimentação de Estoque preenchido

Clique em Registrar Movimentação. O diálogo fecha e a entrada aparece no topo do histórico na hora, sem recarregar a tela.

A entrada recém-criada no topo do histórico

Entrada pela nota fiscal (DANFE)

Quando o fornecedor emite NF-e, este é o caminho certo: a nota entra em XML, cada item é amarrado a um insumo do seu catálogo e, ao aceitar, o sistema dá entrada no estoque e cria a conta a pagar. Nada de digitar item por item.

Abra Estoque → Notas Fiscais → Entrada de Notas.
A nota do fornecedor costuma chegar sozinha, pela recepção automática. Se você tem o arquivo XML em mãos, arraste na área Arraste arquivos XML aqui ou clique para selecionar.

A tela Entrada de Notas, com as colunas Conciliação e Estoque

Olhe as duas colunas de estado da lista — elas contam histórias diferentes: Conciliação mostra quantos itens da nota já foram amarrados a produtos (0/6, 1/1); Estoque mostra se a entrada já foi dada (Pendente ou Estocado). Receber a nota não muda o estoque.
Clique em Conciliar na linha da nota. Abre o diálogo de conciliação, com a situação fiscal da nota no topo.
Para cada item, confira a coluna ITEM NO ESTOQUE:
- Produto vinculado — o insumo do seu catálogo que corresponde ao item da nota. Clique em Trocar se o sistema sugeriu errado.
- Fator de conversão e Qtd estoque (calc.) — a conversão da unidade da nota para a sua unidade de estoque.
- Novo custo unitário e Modo de custo — Novo faz o custo do insumo passar a ser o desta nota; Média faz a média com o custo atual.
- Tipo do registro — Insumo para o que vira estoque; Despesa ou Serviço para o que não vira.
- Plano de Contas — ou deixe herdar do Plano de contas padrão da nota.

O diálogo de conciliação, com o item da nota ao lado do item no estoque

O Fator de conversão é a conta mais perigosa da tela. O fornecedor vende em UN o que você guarda em CX — e um fator errado é silencioso: depois de aceitar, nada avisa. A sua defesa é a Qtd estoque (calc.): ela mostra exatamente quanto vai entrar no estoque. Confira esse número antes de aceitar.

Anexe o boleto em Anexos da Conta. Boletos e QR Codes PIX são lidos automaticamente e preenchem a parcela correspondente — vencimento e valor.
Confira os Dados de Pagamento: forma, número de parcelas e a tabela de vencimentos.
Clique em Aceitar. A coluna Estoque da nota vira Estocado, e dois registros nascem de uma vez: a entrada aparece em Movimentações com o motivo Entrada via DANFE NF-e seguido do número da nota, e a conta a pagar do fornecedor aparece no Financeiro, já com as parcelas.

Perguntas frequentes

De onde vieram essas entradas que eu não lancei?

Se o motivo da movimentação é Entrada via DANFE NF-e com um número, a entrada nasceu da importação de uma nota fiscal — quem conciliou a nota criou a movimentação. Procure o número da nota no motivo antes de suspeitar de erro.

Importei a nota e o estoque não mudou. Por quê?

Importar não é estocar. Enquanto a coluna Estoque mostra Pendente, a entrada ainda não foi dada. Clique em Conciliar, amarre os itens aos seus insumos e clique em Aceitar — só então o estoque muda.

A nota veio em UN e meu estoque é em CX. E agora?

É para isso que existe o Fator de conversão na conciliação: ele converte a unidade da nota para a sua unidade de estoque, e a Qtd estoque (calc.) mostra o resultado antes de você aceitar. Confira esse número — é a única chance de pegar um fator errado.

Preciso lançar a conta a pagar do fornecedor à mão?

Não, se a nota for conciliada em Entrada de Notas. O Aceitar cria a conta a pagar junto com a entrada no estoque, com as parcelas lidas do boleto anexado.

Como corrijo um estoque errado?

Pelo inventário, que deixa o rastro da contagem no histórico — ou por Nova Movimentação, do tipo Ajuste, com um bom texto no Motivo. O histórico mostra a diferença entre os dois caminhos.